Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Hotelli Hospitz pitää tietosuojaa erittäin tärkeänä, ja haluamme olla avoimia ja läpinäkyviä henkilötietojesi käsittelystä. Olemme määritelleet toimintatavat, joiden mukaisesti henkilötietojasi käsitellään ja suojataan.

 

KUKA VALVOO HENKILÖTIETOJASI?

Hotelli Hospitz toimii henkilötietojesi valvojana ja on vastuussa henkilötiedoistasi sovellettavan tietosuojalain mukaisesti. Henkilötiedot tarkoittavat tässä yhteydessä kaikenlaista tietoa, joka voidaan joko suoraan tai epäsuorasti yhdistää tiettyyn luonnolliseen henkilöön. Hotelli Hospitz käsittelee henkilötietoja suorittaakseen majoitus-, ravintola-ja kokouspalveluja asiakkailleen sekä edellä mainittuihin liittyvään asiakassuhteen hankintaan ja ylläpitoon. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin, jotka koskevat Hotelli Hospitz hotelli-, kokous-, ravintola- ja uutiskirjeen tilaajia sekä Hotelli Hospitzin verkkosivuilla vierailevia henkilöitä.

HOTELLI HOSPITZ
Linnankatu 20
57130 Savonlinna
FINLAND

Wivilla Oy vastaa Hotelli Hospitz liiketoiminnasta.
Wivilla Oy
Y-tunnus: 2892712-3
VAT: FI28927123

Tietosuojaselosteeseen voidaan tehdä muutoksia julkaisemalla uudet ehdot Hotelli Hospitz kotisivuilla. Suosittelemme, että tarkistat säännöllisesti nämä ehdot.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA KÄSITTELY

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia Hotelli Hospitz liiketoiminnan kannalta seuraaviin tarkoituksiin:
• palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen
• asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan
• asiakaspalvelun tai tapahtumajärjestelyiden hoitamiseksi
• laskutukseen ja luotonvalvontaan
• tiedottamiseen
• palveluiden ja tuotteiden mainontaan ja markkinointiin, mm. suoramarkkinointiin ja sen kohdistamiseen asiakkaillemme
• markkinointiviestinnän tarjoamiseksi, kohdentamiseksi ja kehittämiseksi
• tilastollisiin tarkoituksiin
• turvallisuuden varmistamiseen (kameravalvonta)

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja oikeutettujen etujemme mukaisesti.
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan sinulta itseltäsi puhelimitse, sähköpostilla, tai sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla asiakassuhteen hoitamista varten. Asiakaspalvelutilanteissa voidaan sinun ja Hotelli Hospitzin välistä viestintää, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä, tallentaa asiakaspalvelun kehittämiseksi ja sen sisällön todentamiseksi.

 

MAJOITUS-, KOKOUS-JA RAVINTOLAPALVELUT

Käsittelemme asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen ja sen täytäntöönpanoon perustuen seuraavia tietoja: yhteystiedot (etu- ja sukunimi, osoite, postinumero, kaupunki, maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja maksutiedot (luottokortin numero, nimi luottokortissa, kortin erääntymiskuukausi ja -vuosi). Asiakkaan suostumukseen perustuen voimme käsitellä myös seuraavia tietoja:
Ravintola- ja kokouspalveluita varatessa asiakkaalta kerätään yhteys- ja maksutietojen lisäksi mahdolliset allergiatiedot.
Rekisterinpitäjän oikeutetun edun* perusteella majoituspalveluiden tarjoamisen yhteydessä kerätään asiakkaalta tiedot sukupuolesta ja tittelistä, kansalaisuudesta, sekä mahdollinen kanta-asiakasnumero ja VIP-status. Titteliä ja sukupuolitietoa käytetään asiakasta tervehdittäessä ja puhuteltaessa. Asiakkaalta voidaan kerätä myös avoimia tietoja asiakasprofiiliin esimerkiksi lemmikkieläimistä, saapumistavasta ja ajankohdasta.

Matkustajailmoitukset
Matkustajailmoitusten käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
Käsiteltävät tiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansallisuus, mukana matkustavien aikuisten ja alaikäisten lasten nimet, suomalaiset henkilötunnukset (tai sen puuttuessa syntymäajat), osoite, Suomeen saapumismaa, matkustusasiakirjan numero sekä saapumis- ja lähtöpäivämäärät. Lisäksi voidaan kirjata majoittumisen tarkoitus (kuten vapaa-aika, työ tai muu syy).

Markkinointi ja mainonta
Käsittelemme esimerkiksi asiakkaan sähköpostiosoitetta uutiskirjeen toimittamiseksi asiakkaalle (sähköinen suoramarkkinointi), jolloin käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.
Markkinointi- ja mainonta perustuu myös rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun* (esim. B2B-liiketoiminnassa ja tilaisuuksien kutsulistojen laadinnassa)

Kohdennettu markkinointi
Hotelli Hospitz suorittaa asiakkaidensa profilointia kohdennetun markkinoinnin yhteydessä, jolloin sinulle voidaan tarjota vain sinua kiinnostavia palveluita aiemman ostokäyttäytymisesi sekä asiakastietoihisi tallennettujen tietojen perusteella. Profilointi perustuu antamaasi suostumukseen ja sinulla on oikeus koska tahansa peruuttaa se. Mikäli sinulla on kysymyksiä profilointiin liittyen, ota meihin yhteyttä: info@hospitz.com
Kohdennettuun markkinointiin käytetään asiakkaan sähköpostia, nimeä ja paikkakuntaa, mahdollisia mielenkiinnonkohteita sekä aiempaa ostokäyttäytymistä. Aiemman ostokäyttäytymisen perusteella voimme tarjota esimerkiksi hääpaketin varanneelle vuosipäivätarjouksia.
Lisäksi käytämme Facebook Inc.:in mukautettuja kohderyhmiä kiinnostuksen kohteisiin perustuvassa verkkomainonnassa, jonka yhteydessä verkkosivuillemme on sisällytetty seurantapikseli. Seurantapikseli on analytiikkatyökalu, jonka avulla voimme luoda kohderyhmiä mainontaa varten sekä varmistaa, että mainoksiamme näytetään oikeille kohderyhmille (kuten ikä ja mielenkiinnon kohteet). Meille kerätyt tiedot säilyvät anonyymeinä, emmekä voi nähdä yksittäisen käyttäjän henkilökohtaisia tietoja. Facebook kuitenkin tallentaa ja käsittelee kerätyt tiedot.

Verkkosivuston keräämät tiedot
Selatessasi verkkosivujamme, saamme tiedon esimerkiksi IP-osoitteestasi. Käytämme IP-osoitteita verkkosivustomme käytön analysoinnissa esimerkiksi palvelinongelmien ratkaisemiseen, sivuston hallintaan sekä käyttäjien liikkeiden seurannassa tilastointia varten.
Hotelli Hospitz käyttää verkkosivun käytön analysointiin ja tilastojen tuottamiseen Google Analytics -palvelua, joka on kolmannen osapuolen, Google Inc:in, tarjoama verkkoanalyysipalvelu. Google Analytics kerää sivustolla kävijöistä tiettyjä tietoja evästetiedostojen avulla, jotta verkkosivun käyttöäsi voidaan analysoida ja parantaa. Näitä tietoja ovat esimerkiksi, mitä kautta käyttäjä on löytänyt sivustolle ja miten hän toimii sivustolla. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella.
Kameravalvonta
Hotelli Hospitzissa on tallentava kameravalvonta, jonka käyttö perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun*. Kameravalvonnan tarkoituksena on Hotelli Hospitzin työntekijöiden oikeussuojan ja turvallisuuden takaaminen, työnantajan, työntekijöiden ja asiakkaiden tietojen ja omaisuuden suojaaminen sekä rikosten ennalta estäminen ja selvittäminen. Tietoja voidaan käyttää myös yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.
Kameravalvonnan rekisteri sisältää kuva-aineiston, joka muodostuu Hotelli Hospitzin kameravalvontajärjestelmiin kytkettyjen kameroiden valvomalta alueelta.

* Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

 

ARKALUONTEISET TIEDOT

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja. Arkaluonteisten tietojen käsittely on ainoastaan sallittu, mikäli käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi tai nimenomaisella suostumuksellasi.

Etuihin oikeuttavat jäsenyydet
Etuihin oikeuttavat jäsenet voivat saada huonevarauksen jäsenhintaan. Käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.

 

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN

Hotelli Hospitz on sitoutunut käsittelemään henkilötietojasi luottamuksellisesti. Tietojasi voidaan siirtää Hotelli Hospitzinn sisällä asiakkuutesi hallinnoimiseksi ja asiakaskokemuksesi parantamiseksi. Voimme siirtää tietojasi myös, mikäli se on tarpeen oikeutetun etumme vuoksi esimerkiksi turvallisuuden varmistamiseksi tai väärinkäytösten tutkimiseksi ja torjunnaksi asiakkaan aiemman epätoivotun käyttäytymisen perusteella. Emme koskaan välitä, myy tai vaihda tietojasi markkinointitarkoituksiin kolmannelle ulkopuoliselle osapuolelle.
Hotelli Hospitz luovuttaa lakisääteisen velvollisuutensa mukaisesti muiden kuin suomalaisten asiakkaidensa matkustajailmoituksen tiedot poliisiviranomaiselle. Lisäksi saatamme joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on jokin muu laissa säädetty edellytys.
Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin.
Kolmannelle osapuolelle välitetään tietoja palveluiden toteuttamiseksi myös jakelutoimittajille tilauksesi toimituksen yhteydessä. Maksupalveluiden toimittajille maksuasi varten. Luottotietoyrityksille tunnistamista ja luottotarkistuksia varten, sekä perintäyrityksille. Huomaa, että monilla näistä vastaanottavista yrityksistä on riippumaton oikeus tai velvoite henkilötietojesi käsittelyyn.
Muuta huomioon otettavaa
Mikäli olet tehnyt varauksen jonkun varausporttaalin kautta, (Booking.com, TRIVAGO yms.) on antamasi henkilötiedot näillä palvelun tuottajilla ja kirjautuessasi näihin palveluihin olet hyväksynyt kyseisen portaalin säännöt ja ehdot.
Sinulta keräämiämme henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti Euroopan talousalueella. Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja (Google tai Facebook) sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

 

TIETOTURVALLISUUS

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietojasi häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö. Henkilötietojen käyttöoikeus vain niillä Hotelli Hospitzin palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietorekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

 

PÄÄSY TIETOIHIN JA OIKEUKSIEN KÄYTTÄMINEN

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa suoramarkkinointia ja tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tulla unohdetuksi. Tässä kappaleessa kerromme, mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa ja miten voit oikeuksiasi käyttää.

Oikeus saada nähtäväksi
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on kerran vuodessa maksuton. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Voit tarkastaa itseäsi koskevat tiedot lähettämällä allekirjoitetun tarkastuspyynnön osoitteeseen Hotelli Hospitz, Linnankatu 20, 57130 Savonlinna.

Oikeus oikaisuun
Sinulla on oikeus pyytää virheellisten henkilötietojesi oikaisua sekä puutteellisten henkilötietojen täydentämistä. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.

Oikeus poistaa
Sinulla on oikeus poistaa Hotelli Hospitzin käsittelemiä henkilötietoja milloin tahansa seuraavia tilanteita lukuun ottamatta.
• sinulla on avoin asia asiakaspalvelussa
• sinulla on avoin tilaus, jota ei ole vielä toimitettu tai on toimitettu osittain
• sinulla on maksamaton velka Hotelli Hospitzille, maksutavasta riippumatta
• sinua epäillään palveluidemme väärinkäytöstä
• velkasi on myyty kolmannelle osapuolelle viimeisten kolmen vuoden aikana tai yhden vuoden aikana edesmenneiden asiakkaiden osalta
• jos olet tehnyt ostoksia, säilytämme ostoon liittyvät henkilötietosi kirjanpitosäännösten perusteella

Sinulla on oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää suoramarkkinoinnin seuraavilla tavoilla:
• noudattamalla kaikissa markkinointiviesteissä olevia ohjeita suoramarkkinointiluvan poistamiseksi
• lähettämällä itseäsi koskevat tiedot allekirjoitetun pyynnön osoitteeseen Hotelli Hospitz, Linnankatu 20, 57130 Savonlinna.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos mielestäsi Hotelli Hospitz käsittelee henkilötietojasi väärin, voit ottaa meihin yhteyttä. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön. Tietojen säilytysaika alkaa tietojen vastaanottamisesta. Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa. Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

 

EVÄSTEET

Verkkosivujen tietosuojaseloste. Seuraamme verkkosivustomme käyttöä evästeillä. Alla on lisätietoa
• evästeistä
• siitä, miten käytämme niitä; sekä
• miten voit hallita niiden käyttöä.
Jos et hyväksy näitä ehtoja, älä käytä sivujamme.

1. MITÄ EVÄSTEET OVAT?
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun käyt verkkosivulla. Jokaisella myöhemmällä vierailukerrallasi ne lähetetään takaisin verkkosivullemme tai toiselle verkkosivulle, joka tunnistaa evästeen.
Evästeiden avulla pystymme mm. tunnistamaan laitteesi palatessasi sivulle, muistamaan mieltymyksesi ja valintasi, parantamaan käyttökokemustasi sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä mahdollisissa muissa palveluissa.
Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.

2. SIVUSTOMME KÄYTTÄMÄT EVÄSTEET
Käytämme sivustollamme erilaisia evästeitä. Evästeitä voidaan jaotella sekä niiden keston että käyttötarkoituksen mukaan.
Keston osalta käytämme sekä väliaikaisia että pysyviä evästeitä. Väliaikaiset evästeet säilyvät vain siihen saakka, kunnes suljet selaimesi. Käytämme myös pysyviä evästeitä, jotka säilyvät pidemmän, ennalta määrätyn ajan.
Käyttötarkoitussidonnaisista evästeistä löydät tietoa alempana.

Välttämättömät
Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Suorituskykyä mittaavat
Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Nettisivumme käyttää Google Analytics –evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja Googlen yksityisyyskäytännöistä ja Google Analyticsin käytöstä:
Google Analytics privacy overview
Opt out of Google Analytics tracking

Sivustomme käyttää myös Facebookin evästeitä. Näiden evästeiden keräämä tieto saatetaan siirtää ja tallentaa näiden toimijoiden palvelimille, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.

Toiminnalliset
Toiminnallisten evästeiden avulla verkkosivumme muistavat valintasi (kuten käyttäjänimi, kieli tai alue) sekä tarjoavat parempia ja yksilöllisempiä ominaisuuksia.

Kolmannen osapuolen evästeet
Sivuillamme on myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta. Verkkosivumme saattaa hyväksyä näiden kolmansien osapuolten palveluiden evästeet. Näitä voivat olla esimerkiksi Facebook- tai Google-palveluiden kautta näytettävät mainokset.

3. MITEN EVÄSTEITÄ HALLITAAN JA MITEN NE POISTETAAN?
Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta voit yleensä muuttaa selaimen asetuksia ja estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.
Jos haluat selaimesi estävän evästeiden käytön, määritä asetukset selaimesi valmistajan ohjeiden mukaisesti (yleensä joko Ohje-, Työkalut- tai Muokkaa-valikossa). Yksityiskohtaisempia ohjeita saat osoitteesta www.aboutcookies.org.
Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi. Evästeen tai evästeluokan käytöstä poistaminen ei vielä poista evästettä selaimestasi, vaan sinun on tehtävä se itse selaimesi kautta.

4. MUUTOKSET
Ilmoitamme muutoksistamme evästeiden käytön suhteen täällä.